活动策划中活动场地管理的七个重点

活动策划中活动场地管理也是重要的环节，那么如果做好活动场地管理呢？首先介绍一下活动场地：是指专门为会议、活动提供物理空间的场所。一般会包含酒店会议室、宴会厅、会展中心、会议中心、体育场馆、艺术场馆、剧院、会所空间、空地、绿草坪、商超广场、公园等。活动场地一般按能容纳人数及活动目的、类型来划分，不同的的活动场地有不同的用途及使用方法。专门为会议而承建的建筑空间，会要求有专业的影音设备：如：灯光、音响、LED大屏幕，以及具备一定的隔音条件。活动策划做好活动场地的管理有七个重点。

1、索取场地联系方式

场地的联系方式是每个活动策划机构的机构都知道的，所以比赛是“计时”的。正式简报前如果客户提供的资料中包含站点信息，需要第一时间通过各种渠道了解站点信息，争取时间。官方简报后尽最大努力在当天从客户方获取联系方式，并尽快联系现场调查现场。每次比稿，至少有3-4家机构，在接待过程中场地往往比较疲倦，所以尽快与场地取得联系，会抓住“最好的机会”。有用的信息将比其他机构更多。 

2、实地勘察人员选择

如果现场地点距离在不需要出差的范围内，那么所有项目相关人员应尽量到现场进行勘察；如果场地距离需要出差，考虑到出差压力，需要按照调查人员的优先级排序：项目经理&木工&AV 负责人>施工经理>设计师>规划师。准备工具和材料、测绘激光尺和卷尺不用多说，最重要的是在前期尽量听取所有客户对场地的理解和规划。如果客户关系好，可以直接私下询问，也可以通过与场地联系人的沟通过程建立关系，从场地的销售网点检测客户方的需求和问题。调查时间。建议实地考察总时间为2-3小时，尤其是刚进入行业的人。在现场勘察过程中，决不能达到目标，不可阻挡的精神。即使是客户的，也要整理好站点的每个房间和路线。当时没有提到这个计划。

3、邀请客户场地勘察

现场勘察工作首先请客户沿场地走一圈，在客户选择场地时获取有价值的信息，了解场地的习惯方法。首先进行主会场的测量。测量可由施工单位负责人或施工经理进行。项目经理的工作是按照步行路线、普通路线&VIP通道路线等走遍所有场馆。尽量把每一个细节都拍好，尤其是可能需要P图的空间，地点。在走的过程中，根据简报中的需求思考如何打包和使用，建立对场地的初步规划和了解，返回后将自己的想法初步规划简报给内部项目组。 PM主动思考的范围需要包括：规划、包装方向和关键点、场地原有结构是否有可用空间、人行流线、车辆布置、调查和功能室的初步规划（尺寸需要测量和验证，照片需要拍摄）。最重要的一步是记录问题。需要记录行走时对现场造成的问题，如：电箱位置、电量、货梯位置大小、其他施工要求等。 

4、预估特殊情况问题

主要针对特殊情况，一是场地客户给出的负责人不在；二是场地协调度低，沟通困难。这时候就要统计一下行走过程中遇到的问题：自行记录&建立供应商记录。如：审批、网络、多功能厅数量、控制台位置等。 

5、场地资料索取

索取资料需向场地索取：CAD图纸（平面图、立面图/剖面图、挂点图）、网络联系方式、审批联系方式等必要联系方式。 

6、现场勘察报告

现场勘察报告这也是非常重要的一点。现场勘察完毕后，要尽快打铁趁热，准备现场分析报告。最好的时间是调查当天。时间越早，遗漏的记忆越少，报告就越准确和全面。报告内容包括：用流线型的实景照片沿着从外到内的步行路线，同时根据空间序列编排自己的规划思路和包装设计思路，思考标记策略，尤其是与站点和输出相关的内容。

7、内部调查会议

召开内部调查会议最后，必须在第二天进行内部现场调查。作为项目PM，需要提前准备好现场勘察报告、照片、各种现场图纸、预算表、计划内容分解脑图、官方简要文件等。

原文来源于www.omaten.com