会展场馆的票务管理

　　场馆的票务管理是指入场券、参观券、请柬、交易证等的服务与管理。搞好票务管理是会展承办单位组织参展参观客户的基本环节，也是会展场馆的财务和保卫工作的组成部分。

　　1)入场券、参观券(请柬、交易证)的作用

　　①媒介、联络、导向作用。介绍会议展览名称、会期展期时间(上午、下午)、地点、主承办单位等。

　　②凭证作用。开会、参观都要凭票入场。

　　③组织、控制作用。票务发放数量是组织观众、控制客流的有效手段。

　　④传捌乍用。运用票面广告，扩大宣传效果。

　　⑤增收作用。有些入场券、参观券都是有价的，可以增加一定的经济收入。

　　⑥美化作用。设计、印刷美化票面，以增力口对观众的吸引力。

　　⑦公关作用。美观大方的请柬、入场券可以表达盛情、尊敬和欢迎之意。

　　⑧统计作用。入场券、参观券的印刷编号，是各项统计的依据。

　　据此，精心组织，合理安排，搞好入场券、参观券的分酉湃口销售，是会议和展览活动的重要工作之一。

　　2)票务的内容

　　票务既有经营、公关的内容，又有财务管理和客流控制的内容。它包括入场券、参观券印刷、保管、发放、销售和票务统计等一系列工作。具体内容有:

　　①票券印刷要按照会议展览规模、会期、预测观众总数，根据设计的票面样稿，由业务部门与印刷厂联系，签订合同，对其印刷的数量、价格、纸质、字体(形)、色彩以及交货日期等都要在合同中明确规定，以做验收和结算费用的依据。

　　②大型会展活动一般设票务组，专职管理各类票券的接收、盖印(票务章)、分配和出售工作。票务组的人员配置，可根据展览规模大小设专职或兼职，也可临时组建调配人员。

　　③由于会展活动的组织者不同，因此，票务的安排方式亦不同。一般说，会展主办单位对票务负有直接责任，具有安排分配的权利，会展场馆有时虽然是会展活动的承办者，但承担着许多具体任务(包括票券发放和销售)，因此，主办与承办双方，在筹办会展活动之初，就要妥善协商，确定票额的合理分配比例，并由会展场馆票务组负责安排;会展场馆自己主办的会展活动，由场馆票务组负责安排二若联合主办的会展活动，则按协议规定办理。

　　④入场券和参观券分为赠券、售券两种，根据会展活动的性质和内容决定一种或两种。一般情况下，国际性的技术展览、国内科技成果展览、技术展评会、法制宣传展览等，大都采用按系统组织参观或专业参观的方法，一般不收费用。此外，国内许多展览、展销会都是收费的，并采取赠券和售券两种方式兼用，票价按不同展览、规模和展出价值而定。订货会的交易证收费较高，其收益归主办单位，联合主办则共同得益。其他各种会议则根据其规格和类别，有收费有不收费。

　　⑤票务发放采用赠券、售券相结合的方式。赠券要加盖赠券印章，主要安排给办会办展、协作单位、领导部门、新闻单位和参会参展人员等。这是内外公关活动中务必注意的问题。至于赠券的数量多少，要视不同展览灵活掌握，一般控制在票券总数的30%左右。售券采用组织团体预售与零售相结合，通过向社会各界广发票券预售通知和新闻媒介，发布广告信息。

　　⑥入场券、参观券的售券与赠券要分别管理。售券属于有价券，应纳入财务管理范畴。票券印妥后，财务部门、票务组要进行验收入库。票务组要把印刷，发放数，包括赠券、售券的比例分配等详细情况开列清单报财务部门审核，并报主管负责人批准执行。要建立财务、管票、售票三环相互联系、相互制约和相互监督的规章制度，并建立两套与财务相适应的账目:即保管员的“票券管理账“和售票员的“领、售票及现金账”。

　　⑦展会结束，票务组应将赠券分发和销售统计表报财务部门，经财务核对，款项一致后，签署意见上报主管负责人审批归档。余票由财务部门验证封存，一年后上报上级批准销毁。

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