企业会议筹划的关键与细节（一）

　　　　企业会议的策划执行方式很多，可以由策划公司来做，也可以独自策划举办，还可以是企业与策划公司联合策划召开。现在，很多有实力的公司都把会议的策划受权于策划公司，企业本身并不参与。但对于实力不足的公司来说，自己动脑策划一个会议，也不失为一个经济实用的明智之举。

　　策划人明确职责与任务

　　一个成功的会议，离不开一个优秀的会议策划人。策划人要明确自己的工作职责—作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者的多面性与综合素质:善于与人共事、善于注意小节、善于解决问题、善于与人协商、能够管理会议财务事宜、能够安排恰到好处的菜单、能妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断、执着。另外，策划人要十二分地明确自己的策划任务—制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标、制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各有关方而进行交流(旅行社等)、同会议发言人和各位贵宾进行联系。作为企业最高管理者，在选择策划人时，可依据以上标准作为参考。

　　做会前，要先明确会议活动中的关键节点。

　　1.明确会议类型会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境。明确会议类型是策划并成功召开会议的前提。召开会议是要达到一定的目的和目标的，因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。比如开商务会议，一定要精心筹备，确定相应的与会人员及重要嘉宾;选择召开会议的最佳时间及最佳地点;制定商务会议议程等。

　　议程应明确会议的有效目标并选择最佳的会议议程安排。

　　2.确定筹划及执行会议的团队在一个公司里，从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

　　3.有效沟通在筹划一个会议时，筹划者最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，在双方的意见达成一致后，筹划者就可以做下一步的会议筹划了

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