企业会议筹划的关键与细节（二）

　　落实细节是关键

　　真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实甸一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是办会者预先无法预料和控制的。如:1.工作量大、涉及而广、事无巨细、亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力:2.由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点;3.由于要

　　与不少相关单位(酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等)发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。诸如此类的问题，会有很多。

　　因此，在举办会议前，策划者应该具体明确以下要点:

　　预计召开会议的日期、会议预计召开的周期、计划召开会议的地点、明确会议形式或会议召开程序、需要场地的大小与类型、到会人数的多少、会议预算是多少、计划选用的酒店和设施的级别、为参会者提供的房间标准的详细列表、制作会议邀请函的责任人、会议相关资料的打印负责人、确定会议的发言人(特别是重要发言人)、会议需要的视听设备的级别、需要的食品、饮料由主办方提供还是餐厅负责、酒会、招待会的次数、与会者的参会条件及优惠措施、是否为与会者安排一些特别活动等等。

　　细化预算

　　在这些要点中，有一点最关键，那就是会议预算。会议预算是有规律的，也是有方法可循的。

　　1.制定财务目标财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。有时候，项目目标是信誉目标而不是赢利目标。(如:年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最

　　有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。)另外，项目的核心财务目标是为了赢利。(如:而向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。)

　　2.制定预算预算是协助策划者实现财务目标的一个工具。预算中的费用有两类—A:固定费用。它不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。在策划会议过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑自己所编制的费用预算。在合同即将签订时，问问自己留了多大余地应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况。确保任何谈妥的定金或违约费在需要支付时能提供这笔钱:B可变费用。它是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。如餐饮费用，属可变费用。

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