事前规划是会展举办成功的第一步

前提对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节(诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目)中得到他们想要的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况(比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等)。另外，还要解决随时都有可

能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢?有九点值得注意:

一、确立明确的目标。对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，都要有一个明确的目标—通过会议获取所需，提供给与会者相应的商业平台，并且能回报投资，这是承办方必需要了解清楚的。

二、完善信息的采集与分析。信息的收集极为重要，这其中包括:了解客户的需求、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、了解会议涉及的行业;行业的专业术语和行业整体趋势等方面的内容，更要充分分析自己的不足等。

三、追求不断的创新。每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。

四、制定周密的计划。无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。

五、实施严格的现场管理。在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力。

六、结束总结。成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议方案中。

七、不要省小钱犯大错。保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。

八、顾客永远是第一位的。你的顾客会付账给你，因此他们必须要感受和接受参会的价值，体会到此次会议的重要性。

九、合理控制成本。在保证会议接待质量的前提下合理控制会议成本，是在激烈的会议接待业务竞争中处于不败之地的不二法门。

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