参展者怎样做好展会筹备工作

好的展会供不应求，是卖方的市场；差的展会供过于求，是买方的市场，这规律展会行业与所有的经济流通领域一样。展会的好坏在于好的展会一般都是专业性质，有一定的历史，在本行业规模相当大，所以展会展出效果好、工作效率比较高。这是靠严格的管理、专业的技术、优秀的展会设计和长期的努力才造就的，同时也因为展出效益好，参展的需求十分的旺盛。展会的组织方为了保证展会展出的质量，对参展商和参观的人员都进行了严格的筛选控制，参展者提出申请以后通过严格审查，也许需要几年的灯带方能参展。

其次，组织方对已参展者进行监督检查，对违反展会规定者予以处理乃至禁止参展。此外，对参观者也进行控制，符合条件者方可参观展会。这些措施保证了展会会的质量和效益。

鉴于以上情况以及展会筹备周期长的特点，在做出展会选择之后就应立即着手展会工作。

第一，尽早着手做展会工作。首先是需要尽早提出参展申请。好的展会会可能有很多的申请参展者在等候。展会会组织方的公开原则是按先来后到排序，并基本按此原则接纳新的参展者。因此应尽早报名排队。但是，排队等候的实际情况可能并不十分透明，组织方很可能优先照顾质量好的展出者或者公关工作做得好的展出者。因此，展出者还可以做些公关工作，争取优先参展。当然也要做好长期排队的准备。就世界最好的展会会而言，连续等候数年仍不能参展的现象很普遍。因为展会会面积有限，现在参展者大都不愿退出，便只有等待因违反展出规定而被禁止参展者的空缺。对于举办单独展会会的展出者而言，也应尽早落实场地，好的展场都很拥挤，尤其是好的展会时间，不提前几年是租不到场地的。

第二，做好长期工作的打算，制定展会工作计划，按部就班地开展各项工作。在所有的营销方式中，展会可能是环节最多，周期最长的一种方式，而且各个环节互相连接。所有这些工作不可以（也不可能）等到最后时刻再做，不可以（也不可能）忽略某些环节不做。因此要制定周密的长期工作计划安排，经费、人员（筹备人员、展出人员）、工作项目（联络、调研、展品、运输、设计、施工、宣传、公关、膳食行等）、工作日程等等要统筹考虑安排。

展会展出预期的实现很大一部分原因取决于展会项目的合适与否，所以我们在展会的选择上要给予足够的重视，在参展之前我们需要在收集研究展会资料，从而进行分析比较，最后决定是否参展，这是一个调研、决策过程，我们必须付出足够的耐心。选择展会的工作可以从四个方面考量：综合展会资料研究、根据具体展会资料进行研究、直接询问有关方获取资料进行研究、通过实地考察获取资料进行研究。这四者后者比前者的结果要更准确，但是需要付出更多的时间和经历。参展者可以可以根据自身条件来使用某一种或者全部的方式来进行展会选择工作。

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