（一）展览信息管理的范畴近年来，随着计算机和网络技术的迅速发展和信息技术的广泛应用，信息化管理渗透各行各业。信息化管理对传统展览展示行业的改造也正在进行。展览行业的服务链包括：主办商、服务商（搭建、酒店、餐饮、运输、观众登记等）、参展商、买家、展馆、普通观众等。展览服务贯穿于整个展览会的展前

展览危机管理被定为“PPRR”模式。是指危机管理四个阶段的工作．预防(prevention、）、准备(preparation）、应对(response）和恢复(recovery）。在实际操作中，人们常从时间将危机预防和准备的工作合并为一个阶段，统称为事前管理，因此展览展示危机管理可分为以下三个阶段。

（1）敏感性强、易受多种因素影响展台设计搭建是一项较为复杂的系统工程，往往由场馆方、主办方、承办方、协办方、搭建商、运输商、参展商、专业观众、一般观众、公安、消防、餐饮、广告等许多相互独立而又相互依赖的部门组成。因此，筹办和举办展览过程中遭遇危机的机率就更大，一旦某个环节出现问题，就会影响展览的

2．出展展品的运输计划参展商的展品参加境外展览，则展品须在开展前三周送达展览现场，因需办理一些清关方面的手续。按常规，运输代理会提供一个时间表，就是展品必须在什么时间内到达其指定的海港或空港。例如，我方展品在9月中旬要到南非的港口。就需先估算中间这段运输所需的时间，分别计算海路或空运的时间，再确

一份周密详细的运输计划和人员安排是确保展厅设计顺利进行的关键，展品运输计划涉及展品运输各环节的工作内容和各个工作岗位的职责要求，承运商的项目团队在项目经理的带领下按照预先制定的计划分工合作。按照国际展览的性质，展品运输计划又分为国际来展和国际出展两种，顾名思义一个是将展品从国外运到国内参展，另一

1．针对来展，参展商在当地的打包、运输由参展商客户负责，展品到港口或码头后由承运商负责。组织车队将展品运到海关注册、备案并到相应保税仓库存储，到展览临开馆前，将展品运到展览现场进行拆包装，展览结束后再打包运到保税仓库，等待船期回运。2．出展考虑的问题比来展多，如较难控制突发状况；而来展现场做的工

一般展品的流向分为三类：（1)原进原出。国内参展商出口到国外的展品，展览展示结束后原样返回。（2）自然损耗。纪念品、宣传手册类展品，金额较小，现场派发、赠送，作为礼品消耗掉。（3）留购。展品出去在别国参展后，出于节省运输成本等原因，在展览结束后就地出售。针对这三种展品运输的最终流向，

一、常规展位材料参展商及展览组织机构对于展位设计所需用的材料，特别是常规材料的规格、尺寸、价格应当十分熟悉，便于设计时合理进行成本预算，也有利审核预算和选择展台搭建商。展位材料使用节约成本的最有效的措施就是使用标准型材料。在这方面，我国和发达国家的差距是相当大的，例如，在德国某展览器材的展览上，

直接邮寄（简称直邮）是一种历史悠久的营销方式，在国外也称为目录销售，直邮是通过邮局寄往目标参展商的邮件，传递各种可以影响目标参展商做出相关决策的营销信息。国际品牌展览展示营销中仍被广泛采用。（如：香港礼品及赠品展、中国资源网举办的交易会等）该种方法，在我国展览营销工作中也有着很好的开发前直邮与其他营

长期以来，展览组织机构就已经认识到电话营销作为展览项目的推广工具，在实用性、准确度以及激发目标客户参展决策与实时反馈方面的重要作用。电话营销是靠声音传递信息的艺术，营销人员需利用极有限的时间将展览项目的基本要素传达给目标参展商并激发他们参展的热情。如果没有办法在最短时间内激发目标参展商的兴趣通话就可

展览企业网站建成后，推广很重要，网站的网址、邮箱是宣传网站的基本要素。一般的做法是：注册搜索引擎，包括网络实名等。但仅仅做到这一点还不够，还应该策划针对展览相关的其他网络资源进行合作，企业宣传的总体包装，如：名片、信件、展览企业宣传手册、招展招商宣传手册、路牌广告，在平面宣传媒体上的显要位置标识展览

三、预算的执行与控制企业应当将财务预算作为会展项目组织、协调各项经营活动的基本依据，将年度预算细分为月份和季度预算，以分期预算控制确保年度财务预算目标的实现。1．预算记账方法预算必须适用于当前情况，应记录下所有收益和已付费用。在预算执行过程中有两种记账方法：现金记账法和权责发生制记账法。

良好的财务管理和预算控制是成功展览展示的最重要因素之一。财务安排得当，不仅可以增加收益、提高效益，而且对展览经营管理者分析项目、确定收入来源、控制预算等都有益处。一、制定财务目标财务目标是财务管理的前提。财务目标必须与展览组织机构的项目目标相一致。展览项目的财务目标并非都是为了盈利，比如宣传

1．招展可能失败的因素招展工作并不是一帆风顺的，经济环境影响、市场发展变化、天灾人祸等情况都有可能影响招展工作的顺利进行，并且，这些风险的发生且具相当程度的不确定性和无法预见性。因此，招展工作与其他工作一样，存在一定风险。如能事先做好应对招展风险的准备，分析风险对招展工作影响的具体原因，制定应急

招展代理是展览公司借用外部力量来做大做活展览组织的有效手段。通过招展代理可以有效扩大招展组织工作的网络，拓展营销规模，为展览组织机构增加经济效益。因为，只有具备良好资质的招展代理商才能切实地履行职责，按时完成招展任务，所以这项工作的要点就是要加强对招展代理商资质的管理。（1）招展代理组织形式

前面已经讲过了招展书的编制内容，接下来我要说的是招商函编制的基本内容。展览招商函的主要对象是展览的目标观众，尤其是对展览将会起到重要作用的专业观众韶商函的设计制作应做到精美雅致，与展览的品牌风格相吻合。若希望境外参展商来参展，则要制作英文版招商函。1．展览的基本内容包括展览名称、展览LOGO

招展书和招商函的策划和编印工作在展览策划和营销工作中具有重要意义。这不仅是因为招展书与招商函是展览组织工作的核心内容，而也是展览概况与相关展览信息的主要依据。因此，招展书与招商函的设计制作对展览组织工作的成败具有重要意义。我们先来说说招展书的设计制作。招展书是与参展商沟通的重要载体，也是展览项目

展览公关活动常见的有以下几种形式．开幕式、招待和宴请、推介会、座谈会、拜会活动、贵宾邀请、专题会议、礼品促销、进行评奖、现场表演等，这些活动各具特色，其目的都是为了更好地进行展览项目的宣传与推广。我们今天主要介绍前三种。1．开幕式开幕式是展览会的重要仪式，也是重要的展览展示公关活动。举办开幕

今天我们继续来讲展览展示的宣传与推广流程。展览组织机构应具备控制展览宣传与推广流程的能力，根据展览宣传与推广的整体进度进行统筹安排。三、选择组织方式现代展览的宣传推广的具体组织方式有两种：一是委托营销咨询或策划公司全面代理，二是展览展示公司 自己实施。选择一家合适的营销咨询或策划公司，由

展览组织机构应具备控制展览展示宣传与推广流程的能力，根据展览宣传与推广的整体进度进行统筹安排。一、明确工作目标明确宣传与推广的目的是展览组织机构进行宣传与推广的首要工作，只有明确主要目标，才能根据展览的不同，选择适当的宣传方式和推广途径。针对不同的工作目标，宣传与推广侧重点也应该有所不同，这